RGPD et dématérialisation des documents

De nos jours, la dématérialisation en entreprise est rentrée dans les mœurs. La gestion de la relation commerciale – prospects / clients – se fait sur des logiciels en mode SAAS – accès via internet ; les échanges de documents commerciaux : devis, factures, contrats … se font via des plateformes en ligne ou par e-mails ; les réunions se font en visio-conférence ; les bulletins de paie sont déposés aux salariés sur des espaces en ligne…

Une entreprise qui évolue est une entreprise qui a pris de virage du numérique. C’est à dire de la dématérialisation pour l’échange, le stockage et la conservation des données. Une myriade de solutions et de prestataires existe sur le marché de la dématérialisation à destination des professionnels. Au-delà des logiciels métiers, conçus et spécialisés pour des secteurs d’activités précis, il existe aussi des solutions de numérisation. Il se pose alors 2 questions : on choisit un produit ou un service ? la solution est-elle conforme au Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD ?

Les entreprises ayant enclenché un projet de dématérialisation se concentrent souvent sur le choix de l’outil pour dématérialiser ; les documents papier à classer et les archives à conserver. Mais pour cela, il est important d’avoir une méthodologie précise pour éviter de perdre du temps inutile à l’étape de la numérisation.

En effet, dans le projet de dématérialisation des documents administratifs, il est préférable de choisir un produit qui propose un service pour vous accompagner dans les procédures pour scanner les papiers. Certains prestataires peuvent également connaitre les obligations en matière de prescriptions légales et vous conseiller sur les documents à conserver et ceux que vous pouvez détruire.

Enfin, un service d’assistance administrative propose un réel accompagnement pour être à vos côtés tout au long de la mise en place du projet de dématérialisation, mais également après pour assurer la continuité de la démarche.

En résumé, optez plutôt pour une solution qui vous propose un service et un produit ; pour gagner en sérénité sur votre transformation numérique et réussir votre projet de dématérialisation.  

Avant toute contractualisation avec votre prestataire, il est vivement recommandé de vérifier sa conformité au regard du Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD. En tant que donneur d’ordre – Responsable de traitement dans le RGPD, vous devez vous assurer que le prestataire – Sous-traitant dans le RGPD – vous garantisse des mesures suffisantes en matière de protection des données en vérifiant les points suivants :

• La présence dans le contrat d’une clause expliquant leur responsabilité et les moyens mis en œuvre pour sécuriser les données qu’ils traitent pour votre compte ;
• Le lieu de l’hébergement de vos données, pour les logiciels en mode SAAS. Les transferts en dehors de l’Union Européenne doivent être strictement encadrés. Il est donc préférable de choisir un hébergement en France ou au sein de l’Union Européenne ;
• Les fonctionnalités de l’outil doivent vous permettre de respecter vos obligations en matière de droits des personnes et de protection des données. Il existe souvent un guide des bonnes pratiques ou une notice d’information RGPD ;

Un projet de dématérialisation se réfléchit en amont pour choisir au mieux le prestataire qui vous accompagnera dans votre démarche. A l’avenir, votre entreprise pourra décharger sur la gestion administrative, sécuriser les échanger avec vos clients, salariés et tiers, garantir une sauvegarde et un stockage de vos données en toute confiance et surtout gagner du temps lorsque vous recherchez un document.

Les avantages sont multiples, sous réserve de mettre l’accent sur service et de vérifier la conformité de vos prestataires. Pour en savoir davantage … commencez par consulter un gestionnaire Proxy Papers !