Proxy Papers, notre solution télétravail et dématérialisation.
Si les entreprises Françaises ont longtemps été frileuses vis-à-vis du télétravail, la crise du COVID 19 a bouleversé cet état de fait. En effet, le confinement et les différents protocoles sanitaires ont conduit les entreprises à adopter cette pratique.
De plus, la loi autorise une mise en place rapide et facile ; en effet, il n’est plus nécessaire de le spécifier dans le contrat de travail, un accord avec le salarié ou collectif suffit.
Néanmoins, au-delà des aspects légaux, la mise en place du télétravail pour tout ou partie des équipes nécessite préparation et organisation en amont. Si on veut que le projet soit une réussite, c’’est à dire qu’il n’impacte pas la productivité des équipes et la qualité des services fournis, il est nécessaire d’adopter la bonne stratégie.
Le mot clé : la dématérialisation. Outils numériques, stockages, données … L’information et les flux sont au cœur de l’activité, alors qu’en est-il du sujet : télétravail et dématérialisation …
Les enjeux du travail à distance
La mise en place du télétravail ne se limite pas à fournir un accès à distance au(x) logiciel(s) métiers et autres CRM. On observe que la demande de mise en place de VPN (tunnels sécurisés aux serveurs de l’entreprise) dans les grandes structures a explosé avec le premier confinement.
Les entreprises de taille plus modeste, et notamment les TPE, sont rarement équipées de serveur. Elles stockent leurs données sur des supports physiques ou des solutions de sauvegarde en ligne courantes. De plus, il n’est pas rare qu’une part plus ou moins importante des documents administratifs de l’entreprise n’ai pas (encore) été numérisée …
Il est aussi important de rappeler que les équipes réduites sont habituées à travailler à proximité les uns des autres. Réflexions, questions, commentaires, gestion de projets … Les échanger via des canaux numériques est rarement la norme. C’est une nouvelle difficulté qu’il convient de surmonter dans le cadre de la mise en place du télétravail.
Les enjeux s’avèrent donc nombreux lors de la mise en place du travail à distance, pour résumer …
Maintenir le niveau d’efficacité des équipes.
Pour cela, il est nécessaire de les pourvoir des bons outils ; mais également d’un accès rapide, simple et structuré à l’information : factures, devis, tableaux de bord, documents techniques, process, contentieux … Les flux d’informations sont prioritaires et les documents et données doivent être disponibles (y compris les archives).
Numériser le travail collectif, et collaboratif
Il s’agit de permettre aux équipes de pouvoir échanger en ligne simplement et rapidement, et centraliser les échanges. Cela peut s’appliquer à certains intervenants extérieurs de l’entreprise. Echanges, de commentaires, de questions / réponses … Il est important de structurer, et archiver. En effet, il est impératif que ces échanges s’intègrent dans les flux d’information ; ce que les appels téléphoniques ou les plateformes telles que Skype ne permettent absolument pas …
Un environnement stable, et sécurisé
Il est important, en particulier dans les petites structures de disposer d’un environnement de travail unique, convivial et sécurisé. La transition travail au bureau / travail à la maison est souvent difficile. Donc il est important de ne pas déstabiliser plus les équipes en les dispersant sur plusieurs plateformes ; pour la même raison, il est important de mettre en place une solution fluide et interactive. Enfin, l’envol du recours au travail à distance ayant conduit à une nette augmentation des cyberattaques, il est vivement conseiller de vérifier le niveau de sécurité (et conformité RGPD) du service mis en place …
Télétravail et dématérialisation, les moyens pour réussir
Au regard des enjeux, la stratégie et les moyens à mettre en place pour s’assurer du succès du projet sont à bien réfléchir. Néanmoins, la démarche peut être rapide et efficace, du moment où les bonnes questions sont posées, mais également si on accepte de se faire conseiller.
En effet, le marché offre de nombreuses solutions, dont beaucoup de très bonnes. Néanmoins, il est important de s’orienter vers des solutions (et une stratégie) en phase avec la situation, l’environnement, les besoins et les équipes de l’entreprise. Qui plus est pour les petites et moyennes structures …
Pour cela, nous conseillons vivement de se faire accompagner par des professionnels. Des spécialistes vous renseigneront sur des solutions sur-mesure mais également en phase avec votre projet. Proxy Papers vous livre les premiers éléments de réponse, et pistes de réflexion …
Le produit
Quand on pense télétravail, on pense cloud, service en ligne, messagerie exchange, teams ou encore gestion de projet en ligne. Et c’est normal, il est nécessaire de disposer d’outils numériques pour effectuer ses tâches. Néanmoins, comme vu plus haut, les TPE – PME ont tout à gagner à centraliser leurs besoins sur un seul service qui devra :
- Stocker les archives et productions de l’entreprise ;
- Permettre une recherche rapide et un partage sécurisé des documents ;
- Être multiutilisateurs, avec une gestion des rôles intuitive et évolutive ;
- Permettre le travail en ligne : édition Word et Excel en ligne, versioning, notifications …
- Proposer des fonctionnalités d’échange, commentaires, notes … entre les utilisateurs ;
Ainsi, quel que soit leur poste, mission ou tâches, tous les intervenants pourront travailler sur un même service en ligne. Ils y accompliront sereinement et simplement l’ensemble de leurs tâches, seuls ou en groupe, et en toute sécurité …
Le service
Ainsi, un service de stockage aux fonctionnalités élaborées s’avère une solution de choix pour la mise en place du télétravail dans les TPE – PME. Néanmoins, il s’agit de la conclusion de la démarche. En effet, cette dernière est lancée avec la création d’une bibliothèque documentaire : Les archives de l’entreprise.
En effet, la formule proposée est bâtie sur l’accès, le traitement et le partage des documents numérisés de l’entreprise. Une solution lite mais complète de gestion électronique des documents.
Au préalable, il est donc nécessaire de veiller à la numérisation de TOUS les documents de l’entreprise, et leur classement numérique. Bulletins de paie, fiches process, bons de commande, tableaux de bord, social … Il faut adopter l’attitude 100% numérique.
La démarche débute ainsi par un projet de numérisation, ou de dématérialisation.
Nous ne reviendrons pas ici sur les avantages, mais ils sont légions. De plus, cette stratégie s’inscrit dans le long terme ; et s’avère tout autant profitable aux équipes bureaux et évidemment aux intervenants extérieurs …
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