Avec l’innovant service Proxy Papers, quel est le coût de la numérisation des documents pour les entreprises ?
Quel que soit le projet de dématérialisation, il convient de commencer par définir le coût de la numérisation des documents
En effet, Proxy Papers vous présente la réflexion à avoir pour connaitre le budget de la dématérialisation des documents entreprise
Coût de la numérisation des documents
La dématérialisation de vos documents consiste à numériser tous les supports papiers de votre entreprise ou vos dossiers papiers à titre privé en tant que particulier. Les fournisseurs dématérialisent les factures ; les notaires dématérialisent les actes ; les experts-comptables dématérialise les bilans ; les banques dématérialisent les relevés bancaires ; les ressources humaines dématérialisent les bulletins de paie … Et la liste est encore longue ! Finalement, quel est le coût de la dématérialisation ? Peut-on réellement mesurer l’économie humaine et financière ?
Comment définir son projet de dématérialisation ?
L’objectif du « zéro papier » permet de gérer, stocker et partager les documents, et même parfois les authentifier en leur donnant une valeur juridique.
Tout d’abord, il est important de bien définir en amont son projet de dématérialisation, avec la mise en place d’un cahier des charges. Quels sont vos objectifs ? Ils peuvent être très variés :
- Recherche d’un gain de temps pour retrouver facilement ses documents ;
- Un accès rapide et collaboratif aux documents, une facilité de partage des documents ;
- Un endroit sécurisé pour conserver ses documents ;
- Une diminution des coûts liés à la gestion du papier …
A chaque projet de dématérialisation existe une solution et un service correspondant.
L’intérêt d’externaliser son projet de dématérialisation ?
Une fois que le projet est bien défini, il peut se poser la question de l’externalisation. Un prestataire peut vous accompagner dans votre démarche, soit en vous proposant une prestation de services pour déléguer la tâche de la numérisation, soit en vous proposant des outils spécifiques et approuvés pour répondre à vos besoins de digitalisation de vos dossiers.
Dans tous les cas, le prestataire sera force de proposition pour vous fournir une méthodologie correspondant à votre projet de dématérialisation. De plus, l’intérêt d’externaliser la dématérialisation est de faire appel à des professionnels, en utilisant des solutions sécurisées.
Enfin, il faudra vérifier les engagements et les responsabilités du prestataire pour voir les garanties qu’il apporte en termes de disponibilité des données, de mesures de sécurité – notamment pour les solutions en mode SAAS – et le respect des normes en vigueur – notamment le Règlement sur la protection des données, ou les hébergements HDS pour les données de santé …
Quel est le ROI de la dématérialisation ?
L’un des objectifs, même si ce n’est pas forcement le principal, est que le projet de dématérialisation permette des économies d’échelles, et donc une réduction des coûts. Quels sont les éléments à prendre en compte pour évaluer le Retour sur Investissement – ROI ? Le ROI est calculé de la façon suivante :
ROI = l’économie engendrée par la dématérialisation – le coût de la mise en œuvre du projet de dématérialisation
Il faut donc commencer par calculer l’économie permise par la dématérialisation, soit l’écart entre le coût des supports papier et le coût des supports électroniques. La plupart du temps, quand le projet de dématérialisation est bien anticipé, calibré et suivi, il permet un gain de temps et d’argent significatif, ainsi qu’un confort supplémentaire dans la qualité du service client.
En conclusion …
Afin de maîtriser le coût de la dématérialisation, il est souvent plus rassurant d’externaliser le suivi du projet avec un prestataire. Encore faut-il se faire accompagner par le prestataire qui réponde aux critères de votre cahier des charges. Le choix d’un prestataire inadapté à votre projet de dématérialisation peut en revanche couter cher.
Le réseau PROXY PAPERS vous propose le service et l’outil de dématérialisation de vos documents. Avec la PAPERS BOX, vos dossiers seront sécurisés et accessible à tout moment. Avec les gestionnaires PROXY PAPERS, vous serez conseillé et accompagné dans la gestion administrative et plus spécifiquement avec une méthodologie de numérisation. Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter le manager de l’agence proche de chez vous.
