Après avoir dématérialisé … où stocker ?

Particuliers, indépendants, entreprises … aujourd’hui, tout le monde dématérialise. On numérise ses papiers ; nos factures nous sont livrées par mail au format numérique ; on prend nos photos depuis nos mobiles … Mais la question à se poser est : où stocker nos données numériques ?

En effet, il ne suffit pas de dématérialiser, faut-il encore un support pour classer, archiver.

Pendant longtemps, le choix était évident. A l’ère du support physique, disques durs et serveurs se partageaient la tâche. Et pour la mobilité, disquettes, CD puis clés USB se sont succédés.

Mais l’avènement du Cloud a tout bouleversé. Initialement dédiée aux sauvegardes de sécurité, la sauvegarde en ligne est devenue la nouvelle norme. Mais de quoi s’agit-il en réalité ? Tout simplement, enregistrer et stocker vos données privées et / ou professionnels sur des serveurs hébergés.

Sécurité, faible coût, mobilité, simplicité … Les internautes y trouvent leur compte, et les offres sur le marché sont légions. Mais comment choisir sa solution de stockage ? Les pistes de réflexion …

En toute logique, il s’agit de la vraie question à se poser : qu’est-ce qui motive votre projet de dématérialisation. Quelques exemples :

• La dématérialisation de vos archives pour garantir leur pérennité;
• Faciliter le partage et l’échange de documents privés ou au sein de l’entreprise ;
• Optimiser vos coûts et les temps liés au tri, au classement, à la recherche et au stockage de vos documents ;
• Adopter une stratégie 0 papiers dans le cadre d’une démarche environnementale;

Votre besoin définira les fonctionnalités principales dont vous aurez besoin, et donc la solution choisie. Que vous mettiez l’accent sur la sécurité, le partage, le classement … ou des fonctionnalités plus pointues tel que l’édition en ligne, le versioning ou encore l’échange ; à chaque besoin(s), un produit !

C’est un point particulièrement important. En parallèle des fonctionnalités comme vu ci-dessus, il faut considérer le ou les utilisateur(s). Tout le monde ne dispose pas des mêmes compétences face aux outils numériques. D’autre part, il est inutile d’équiper un particulier, un artisan ou encore un médecin d’une solution GED – gestion électronique des documents entreprises.

Pourquoi ? Tout simplement parce que l’outil finira par leur sembler bien obscure ou trop complexe. Il ne sera pas ou peu utilisé et le projet de dématérialisation sera un échec.

La convivialité, l’intéractivité et la fluidité de l’outil sont à prioriser lors de sa recherche d’un espace de stockage en ligne. Et heureusement, on trouve désormais de nombreuses solutions de qualité, complètes et intuitives à un coût abordable.

Grand thème de notre temps : la sécurité. En effet, les données sont prisées sur le marché. Encore aujourd’hui, beaucoup d’hébergeurs sans scrupules continuent de proposer des solutions peu sécurisées ou pire ; commercialisent les données confiées par leurs clients.

Le règlement européen à la protection des données – RGPD tend à mettre de l’ordre sur ce marché. Mais la versatilité du web rend la tâche longue et fastidieuse …

On constate néanmoins que les sociétés qui émergent sont généralement celles qui s’inscrivent dans une démarche de conformité ; et de confiance vis-à-vis de leurs utilisateurs.

Ainsi, il ne faut pas hésiter à bien vérifier la conformité au RGPD, mais également les politiques de protection de données et cookies des services web que vous projetez d’utiliser pour stocker vos données. Parcourir les CGV ou CGU ne suffit plus …

En effet, la pire des erreurs serait de vous concentrer sur le coût de l’outil. En particulier si vous êtes un professionnel ou une entreprise. Données sensibles, données personnelles clients collectées, secret professionnel … Le risque est élevé pour votre activité et votre réputation. En effet, en cas de piratage ou de mauvais usage des données confiés par l’hébergeur, votre responsabilité peut être engagée …

Alors pour rester serein, faite de la sécurité la question principale qui animera votre réflexion !

Nombre de prestataires web proposent en marge de leurs services principale le stockage des données personnelles en ligne. On retrouve cette tendance dans des secteurs variés tels que les services financiers, d’assurance, de conseil ou encore d’actualité.

Gardez en tête que vos données ont une valeur. Pour vous, mais aussi pour les entreprises qui basent leurs stratégies sur des statistiques. Et ces statistiques sont malheureusement souvent bâties à partir de données personnelles collectées sur le web …

Comme vu plus haut, vous avez des droits, et les hébergeurs des obligations. Le RGPD les définit. Mais, droits et obligations ne sont pas toujours respectés.

Pour éviter tout usage commercial, statistique ou frauduleux de vos données ; pour en conserver la pleine propriété ; et pour être certain d’une confidentialité totale, nous ne pouvons que vous conseiller de sélectionner un fournisseur de service indépendant, neutre et spécialisé …

En général, le digital est attractif d’un point de vue financier. Ainsi, particuliers comme entreprises y voient un moyen de faire des économies. Néanmoins, quand il s’agit de stockage et de données, il faut bien réfléchir.

En effet, des notions importantes telles que la sécurité, la pérennité ou la confidentialité sont engagées. Donc surtout, ne vous laissez pas aveugler par des offres (quasi) gratuites ! Regardez, comparez et sélectionnez en fonction votre outil selon le rapport qualité / prix certes, mais aussi les engagements du fournisseur.

A noter que si le prix ne doit pas dicter le choix, il est tout de même possible (et conseillé) d’arbitrer. Ainsi, il convient de veiller à …

• Prendre un stockage en phase avec vos besoins, et évolutif pour ne pas payer 3 fois plus d’espace que vous en utilisez ;
• Ne pas souscrire à des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin, pour ne pas payer pour rien ;
• Parcourir les conditions de désabonnement pour ne pas avoir à payer pour récupérer vos données, ou pour un service que vous n’utilisez plus …

Si ce point peut sembler superflu, il n’en reste pas moins important. En effet, le numérique prend de plus en plus de place au quotidien. Conséquence : plus on se sert d’outils numériques ; plus on fait face à des problèmes d’utilisation.

FAQ, tutoriels, manuels … se former ou tout simplement utiliser peu n’est pas forcément une mince à faire … Il est donc nécessaire de s’assurer que l’on bénéficiera d’un support utilisateur disponible, réactif, et de qualité.

Pour les TPE – PME qui auront un usage souvent quotidien et courant de l’outil, il s’agit d’une condition sinequanone. Au-delà, des formations seront parfois nécessaires lors de la mise en place. En effet, l’intégration de solutions numériques a pour objectif de faire gagner du temps et simplifier les procédures ; ce serait un paradoxe de perdre en productivité en raison d’un outil dont on ne maîtrise pas le fonctionnement …

Particulier, professionnel ou entreprise, le choix de son service de stockage est donc un sujet sensible. Fonctionnalités, sécurité, RGPD, neutralité, engagement … sont autant de sujets à considérer. Il est donc important d’avoir une réflexion poussée avant d’arrêter son choix.

Proxy Papers, spécialisé dans les travaux de numérisation des documents vous accompagne dans votre démarche ; et vous propose de découvrir la Papers Box, une solution complète, souple, intuitive et économique, à usage privé et pro / entreprise. Pour en savoir plus … Contactez un gestionnaire !