Proxy Papers, un service innovant et professionnel de dématérialisation de documents en entreprise
Quels enjeux et objectifs à numériser les documents de l’entreprise.
Un service de dématérialisation des documents en entreprise conforme au RGPD.
Dématérialisation de documents en entreprise
Indépendants et TPE comme entreprises, aujourd’hui tous font face à la dématérialisation. Administrations, fournisseurs, expert-comptable … l’ensemble des intervenants l’exigent, ou l’imposent. Et c’est une bonne chose ! En effet, la transition numérique a été, et reste une opportunité pour les professionnels comme pour les sociétés.
La preuve ? Plus de 80% des entreprises en croissance sont celles qui ont réussi leur transition numérique ! Efficacité, sécurité, qualité … le digital transforme, et dans le sens positif du terme, dans le sens de l’innovation.
Cela commence par la dématérialisation. Pour être exacte, la dématérialisation des documents : contrats, factures, bulletins de salaire, déclarations sociales et fiscales, tableau de bord, documentations commerciales … En effet, c’est la numérisation des documents administratifs de l’activité rendra possible dans un second temps la dématérialisation des échanges et des process internes.
Mais en quoi la dématérialisation est une opportunité pour les TPE – PME ? Quels sont les impacts sur l’entreprise ? Ses enjeux ?
Centralisation et gestion simplifiée de l’information
La numérisation des documents permet tout d’abord de rassembler l’information, et de fait l’organiser, la structurer. La logique veut que les données soient centralisées sur un même support, qu’il soit physique ou digital. Et s’il est digital, l’information devient alors mobile, ce qui simplifie largement sa gestion. De quelle manière ?
- Les intervenants ont un accès rapide à l’information, où qu’ils se trouvent ;
- Le partage et la diffusion de l’information sont à la fois simplifiés, et sécurisés ;
- Les flux et partages sont traçables, et le suivi des documents rigoureux ;
Ainsi, le dirigeant et ses équipes gagnent en efficacité et en réactivité ! Résultat : un gain de temps conséquent au quotidien, et un recentrage serein sur le métier et l’activité.
La notion de sécurité …
Le format numérique continue de susciter des craintes. Néanmoins, s’il est appréhendé de la bonne manière, il s’avère au contraire fortement sécurisant. En effet, éditeurs comme développeurs n’ont de cesse d’améliorer le niveau de sécurité de leurs serveurs et applicatifs web. Pour quelles raisons ? Rassurer et fidéliser leurs utilisateurs, et en séduire de nouveaux ! Dans le même temps, les technologies ont permis la création de nombreux outils visant à numériser, contrôler, automatiser … les tâches. Et de fait, pallier aux failles induites par l’intervention humaine. Les principaux exemples :
- La numérisation de vos documents garantie leur pérennité, notamment en cas de sinistre ou de perte;
- Le stockage numérique assure le respect des obligations légales de conservation: bulletins de paie, déclarations fiscales …
- Le digital permet une mise à jour globale des bibliothèques documentaires. C’est-à-dire que l’ensemble des intervenants bénéficient des dernières (et anciennes) versions en temps réel ;
- La mise en place de procédures et tâches automatisées minimise le risque d’erreur;
Ainsi, il est clair que dans le cadre d’une démarche réfléchie et documentée, la dématérialisation est synonyme de confiance et sécurité pour l’entreprise. Des notions importantes vis-à-vis des clients, partenaires mais aussi de la législation …
La dématérialisation de documents en entreprise : des économies ?
Un atout qui a tout pour séduire les dirigeants : la réduction des coûts. Avec l’amélioration de la productivité, il s’agit du leitmotiv de l’entreprise. Et c’est sur cette notion que la dématérialisation des documents prend tout son sens. En effet, les nouvelles technologies sont synonymes de réduction des ressources, des temps, de l’effort … et donc des budgets. Mais alors, quelles économies ?
- Comme vu plus haut, la dématérialisation simplifie et automatise tâches et gestion. Ainsi, dirigeants et équipes gagnent en efficacité. Ce qui dans la pratique se traduit par une économie de temps;
- Il s’agit aussi d’économie d’espace : terminé les encombrants classeurs, papiers, cartons, racks … Les documents numérisés ne prennent pas de place !
- Enfin, de façon très pragmatique, la dématérialisation des documents permet une forte baisse des dépenses en fournitures administratives: papier, enveloppe, frais d’impression, envois courrier … de quoi ravir vos budgets !
Et une démarche environnementale …
Enfin, la dématérialisation des documents s’inscrit dans une démarche environnementale. Cette prise de position éthique est importante pour les TPE-PME. Appréciée par les équipes en interne, elle est plébiscitée par les clients. S’impliquer dans le développement durable est vendeur, en plus d’être humain. Pourquoi se priver d’un tel atout ?
En conclusion, la dématérialisation des documents permet de gagner en efficacité, traçabilité, réactivité et sécurité tout en réduisant les coûts. Grâce à la numérisation, TPE-PME peuvent se réinventer au travers d’une démarche d’amélioration et d’innovation.
De plus, cette démarche créée un environnement plus serein au sein de l’entreprise et en parallèle améliore son image auprès des intervenants extérieurs. Alors, qu’attendez-vous pour commencer ? Commencez par contacter un gestionnaire Proxy Papers !
